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OA行政办公管理系统需求说明书的概写

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前言:OA行政办公管理系统需求说明书的书写,不知道现在写的全面不全面,所以发上来希望博友能够给出意见,谢谢你们了!

1.公文审批系统的优势

       公文流转以用于处理日常工作中的单位内外部的各种公文,利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的处理。公文管理模块相对传统公文处理而言,在很大程度上提高了公文处理效率和准确性,用户操作简便易行。公文流转包括了公文的发文草拟、发文审核、发文签发、收文登记、收文传阅、外来文签收登记、公文传阅、承办、公文归档销毁、公文查询以及公文的流程监控、公文催办、公文流程定制等。公文流转中,用户可以预先定义公文的处理流程及相应的处理权限,在拟制、登记及公文流转过程中具有相应权限的人员可以进行公文在线编辑,功能包括:拟制公文、公文办理、公文登记、公文催办、公文跳转、归档销毁、公文查询、密级管理、模板维护、流程设置、公文类别设置

2.公文流转系统总图

3.公文流转系统

(1) 发文管理

发文管理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、打印、登记、分发等程序。

本系统的发文管理包括自行发文和联合发文。自行发文是指一个部门起草签发的文件;联合发文主要指两个或多个部门联合起草的文件。

主要功能点:

1)        模拟现行的公文处理流程,支持拟稿、会签、审核、签发、缮印等功能环节的管理,有效集成Microsoft Word或者第三方插件文本编辑器等文件处理软件,具有自动痕迹保留的功能,由于word 与文本编辑器的文件格式不一致,所以一个单位需要统一选择word或文本编辑器;

2)        可以自定义流程,支持并发传阅、顺序批示、会签等多种流程;

3)        根据需要,可以撤回已提交至下一环节的文件,也就是删除这个信息;

4)        可以自定义文件查询方式,可按当前处理人查询、按拟稿时间查询、按文件类型查询、按发文文号查询、按发文时间查询、按办理状态查询等;

5)        可记录文件办理过程中所有处理信息,含处理人、处理日期、处理内容;

6)        能够人工的输入编号的信息,为每个文档确定编号;

7)        支持公文文件自身的打印和用于管理的发文单的打印;

8)        自动归档至本系统档案库;

9)        具有联合发文的功能(也就是好几个部门联合发文);

10)     对没有套红文件头的文件进行管理;如工作总结、汇报、工作小结、月份小结等;

11)     可以根据发文范围自动转入本OA系统的收文管理系统,并进入相应单位(部门)的收文流程。

发文流程图如下所示:

 

发文流程说明:

1)        本流程支持办公室拟稿等多种发文类型;

2)        相关部门会签功能可在科室领导、秘书科领导、办公室等环节分别进行,会签后即返回原提交人;

3)        领导进行会签,没有先后之分;但当有人打开文件进行会签时,系统会自动锁定;当另一人打开文件进行会签工作时,系统会进行良好的提醒,表明已经有人正在编辑,请你稍后再试,有一个很友好的提示;

4)        科室领导可选择办公室领导或分管领导;分管领导可以自己签发,也可以提交至正领导签发;

5)        联合发文的编号仅由主办单位进行编号,即一个文件中其编号是唯一的,不能随便更改的;

 (2) 收文管理

收文管理指对收到的公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、批办、承办、传阅、办理结果登记、整理和归档等操作,处理反馈、统计、查询等任务。

来文单位主要包括上级机关、同级机关、直属、下属单位及相关业务单位等。

来文的形式包括传统的纸质文件和通过网络传输的电子公文两种;电子公文以附件的形式上载到收文单中,纸质文件建议使用扫描仪,通过文件扫描的形式加载(也就是上传图片到服务器中即可);

收文管理主要由办公室/秘书科负责,涉及科领导及相关的业务科室、以及非常设机构。收文管理的具体功能包括:保存、关闭、删除、选择人员、发送、退回、领导阅、领导示、按状态查询、归档等功能。

主要功能点

1)        签收人的权限指定;

2)        通过角色或岗位设置来实现流程处理人的指定;

3)        实现并发流、顺序流、协作流;

4)        交办承办的功能;多重交办的功能;

5)        自动归入本系统档案库;

收文流程图如下

收文流程说明

1)        关于阅件:收文登记后,由拟办人根据文件性质和内容传递给领导和相关科室传阅,阅毕即送回归档员归档。

2)        关于办件:收文登记后,由拟办人根据文件性质和内容传递给办领导示(可自定领导批示次序)、领导批办后,系统自动流回到拟办人,拟办人根据领导的意见,如果没有时间限定的进行直接交办,如果有时间限定的,那么走政务督查管理的督办督查流程,利于有效的催办督办管理。

3)        相关科室阅(并),领导批阅(并)表示相关科室阅读或领导批阅时没有先后顺序之分,领导可以同时进行阅读和批阅。

4)        领导批办(顺序)表示在此阶段,领导只能按照拟办人设置的领导先后顺序进行批办,并且第一个领导批办后,系统自动转入第二个领导,依次来推,所有领导批办完毕,系统自动流至拟办人。

5)        如果领导有事外出,事情又立即需要处理,这个的处理办法就是会有一个二号领导可以替一号领导签字(这个二号领导必须是一号领导授意签字的)。

(3) 查询

1) 普通公文的查询,我们可以根据各种条件查询我们所需要查看的普通公文(档案类别(发文还是收文),公文类别,公文编号,公文名称,保密级别,设置关键字等)。

2) 归档公文的查询,和普通公文的功能基本一样,都是这些操作。

(4)公文流程追踪

实现收发文处理过程的全程追踪,使用户能够方便的查看到文件的历史办理过程、办理意见和当前流程状态和处理人,从而实现电子化跟踪管理。这样的话我们就可以查看到公文整个所经过的流程信息。

(5)注意事项

1) 发文信息也就是拟稿时间是可以选择的,并不是只是获得当前的时间信息。

2) 来文单位大致包括以下几个单位,当我们给来文标识信息的时候,国家的话在标号前面加G,单位的话在前面加D,省份的话在前面加S,这样使我们能够一眼区分出来到底是哪里发来的文件,简单易懂。

3) 收件的人可以是多选,也可以是单选,取决于这个文件要什么人使用或者查看。

4) 当发件的人的在发送信件的时候,是可以上传附件的,如果是电子档的话我们可以直接上传上去,如果不能直接上传的话只能用扫描仪扫描成图片的形式,然后在上传上去,这样的话我们就可以下载下来我们所上传的这些附件来进行查看了。

5) 当我们给文本编辑器或者word模板编写文档的时候,会涉及到很长的时间(文档很多,中途有事等等),这时候我们就要考虑失效的时间,这时候我们要使用cookie来实现缓存而不是session。

6) 公文的签字制度的设计,当该局的一号人物出差的时候,要是有重要的文件传达下来需要马上签字,这时候怎么办呢,设计的思路是:当一号人物出差的时候,可以设定一个二号人物,这时候二号人物可以代签,但是一定要有一号人物的同意,也就是必须要有能够说明一号同意的东西。

7) 如果某个人员登录进入自己的系统的时候,如果此人收到来文或者什么信息的话,会在桌面上面有一个提示信息使我们可以第一时间知道。

8) 因为政府机构的这些文件之类的都是非常重要的信息,所以我们必须考虑其备份问题的信息,但是备份在同一台机器上面也不安全(机器出现故障等),所以要备份数据信息使用异地容载,也就是将备份信息放到其他的地方的机器上面。

9) 公文检索,即我上面所说查询公文的信息,但是这个公文检索是有年限限制的,最多只能查找俩年或者三年的信息等。

4.其他事项

(1) 电子印章

1) 首先制作电子印章的图片,然后,可以保存电子印章的图片在电脑的硬盘中,然后可以在系统中设置上传电子印章的功能,将电子印章上传到服务器空间保存。

2) 出于对安全的考虑,当我们登录系统后需要用到电子印章的时候,我们可以再设定一个内部的登录措施,即当我们单击电子印章的选择的时候,就会弹出一个提示框,提示我们该不该动,然后也要输入绑定电子印章的用户名和密码以及验证码,只有当用户名和密码以及验证码都正确的时候,该用户才可以使用这个印章,也就是能够登录进入取电子印章的系统。

(2) 机密文件

1) 电子文档的保密级别一般情况下有以下几种,普通,秘密,机密,绝密等。

2) 对机密文件的管理,当此文件使用完成以后,会销毁所有的文件信息,然后只保留此文件的电子文档和备份的文件,然后就可以将该文件的所有权限设置为无,这样,这个文件只可以有公司的最高领导查看,其余人员没有任何权限查看此绝密文件。

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